Av kapten Andreas Braw, kompanichef

Förord: Efter lite mer än två år som kompanichef och ansvarig för min bataljons tidvis tjänstgörande soldater (GSS/T) börjar det bli dags att sammanfatta hur mitt kompani har lyckats – och misslyckats – med att bygga användbara, kompetenta och aktiva kompanier och plutoner. Detta för att fler ska kunna lyckas. Vi har tidigare utforskat tankar och idéer för hur ett förband med GSS/T bör planeras ekonomiskt för att förbandets budget ska vara hållbar. Vi har också tittat på vilka särskilda fördelar personalkategorin bidrar med i krigsorganisationen. Låt oss nu titta på administrationen. Jag kommer inledningsvis att fokusera på det praktiska arbetet för att därefter föreslå några förändringar i vårt administrativa system. 

---

Viktiga dokument och listor

Trots min aversion mot dokument så är varken jag eller mitt kompani immuna mot behovet av att strukturera data. Det är dock viktigt att inte dokumentera för mycket. Våra viktigaste samlingar information är personallistan, övningsanmälningslistan samt plutonspärmarna. 

Personallistan

Vår personallista syftar till att dels få en överblick över förbandet, snabbt kunna se vem som sitter på vissa formella kompetenser och att underlätta personaladministration. Listan är uppdelad plutonsvis. Det vi matar in i listan är:

• Namn
• Personnummer
• Anställningsnummer
• Befattning
• De viktigaste formella kompetenserna (hos oss utgörs de av understödsvapen, gruppsjukvårdarutbildning samt förarbevis)
• Adress, e-postadress och telefonnummer
• Skyddsvaktsbevisets slutdatum (viktigt för beredskap)
• Närmast anhöriga (för att slippa begära in uppgifterna flera gånger)
• Kryssruta för huruvida tjänstgöringsplanen (vi återkommer till den) skickats in.
• Senaste resultat i fystester och kompetensprov 

En bra personallista är avgörande för en fungerande personaltjänst och personaladministration, men allt som finns i personallistan måste vara viktigt. Hos oss är det exempelvis helt oviktigt huruvida man har utbildning i pistol eller prickskyttegevär då dessa inte ingår i vårt förband. Om en kolumn i listan inte används så ska den bort. 

En inte oviktig del av personallistan är en flik där vi placerar all avvecklad personal. Genom att samla ihop dessa i en egen flik kan vi exempelvis underlätta framtida krigsplacering av dessa i något av våra värnpliktiga mobiliseringsförband.

Övningsanmälningslistan

GSS/T leds genom tjänstgöringsplaner, och vi återkommer snart till dem. Eftersom tjänstgöringsplanerna är i pappersformat och individuella – det är sällan exakt alla soldater i en pluton kan tjänstgöra samtidigt. Det finns ofta möjligheter att bjuda in soldater till frivilliga utbildningar eller extra övningar. 

Denna lista behöver inte innehålla särskilt mycket information. Det räcker med att ange vilken personal som ska tjänstgöra respektive vecka.

Plutonspärmar

För att kunna gå tillbaka och kontrollera och spåra information, följa upp personalen och vid behov agera mot personal som bryter mot sin tjänstgöringsorder (mycket ovanligt, för övrigt) så sparar vi tjänstgöringsplaner och -ordrar i pärmar. Dessa nollställs årligen för att inte bygga onödiga pappersberg. 

Planer och ordrar

Nu kommer vi till det tunga pappersarbetet. Men det är inte alls så svårt som det ofta framställs. Det handlar om att i god tid göra en plan för förbandets verksamhet det kommande halvåret. Man kan också göra en helårsplan, men det är svårare. Vissa förband har testat att skicka ut en tjänstgöringsplan för varje tjänstgöringstillfälle, och det rekommenderas INTE, då det alstrar enorma mängder papper. Mallar för dokumenten finns hursomhelst på Emilia.

När planen är fastställd så ska tjänstgöringsplanerna skickas ut till soldaterna. En tjänstgöringsplan är ett underlag för en slags avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare, och upprättas i två signerade exemplar. Dessa skickas sedan per post till arbetstagaren som kryssar i sitt deltagande i respektive tjänstgöringstillfälle och återsänder den ena tjänstgöringsplanen till förbandet. När detta har skett har soldaten godkänt att förbandet kan beordra honom eller henne att tjänstgöra under de angivna tidsperioderna. 

Viktigt att komma ihåg är att planen ska vara soldaten tillhanda senast tre månader innan det första tjänstgöringstillfället. Detta för att soldaten ska hinna visa upp planen för sin civila arbetsgivare och på så sätt få tjänstledighet beviljad. Den civila arbetsgivaren är skyldig enligt lag att ge tjänstledigt för arbete i Försvarsmakten.

När soldaten har signerat och skickat tillbaka sin tjänstgöringsplan så ska en tjänstgöringsorder skrivas. I princip så kan tjänstgöringsplanen vara ganska ospecifik, men tjänstgöringsordern måste vara väldigt krispig och ange exakt vilka dagar tjänstgöringen gäller. 

Varför vi inte skickar ut tjänstgöringsplaner och tjänstgöringsordrar genom t ex Kivra med digital signering vet jag inte, men jag skulle tro att organisationen helt enkelt inte har mäktat med att skaffa sig en sådan lösning. 

Resor

Jag har inte hittat någon bestämmelse som säger att vi måste betala resor till våra GSS/T, men det vore ganska orimligt att inte göra det. Antingen så skickas bokningarna till Försvarsmaktens reseenhet som får sköta administrationen, eller så får soldaterna själva kvittoredovisa sina resor på pappersblanketter. 

Aktivering

En GSS/T skulle såklart kunna ha en timlön, där vi helt enkelt skriver in arbetstiden i SAP och soldaten då får betalt. Men så funkar det inte. Vad man ska kalla systemet som tillämpas idag är lite oklart. Så här gör man i alla fall.

När tjänstgöringen närmar sig så ska alla soldater aktiveras i lönesystemet PRIO. Detta görs genom att ett digitalt formulär fylls i och skickas till HR-centrum. HRC sitter då och aktiverar soldaterna i systemet. Grundarbetstiden i Försvarsmakten är åtta timmar per dag, och så övar vi ju nästan aldrig. Men för att lönen ska bli rätt så tar du soldatens tänkta totala arbetstid och delar med åtta. Detta blir då antalet arbetsdagar som du måste aktivera soldaten. 

Om vi till exempel har en kort helgövning fredag till söndag med arbetstiden 12-12-8 så blir totalsumman 32 timmar, dvs fyra arbetsdagar. Jag måste då aktivera soldaten från tisdagen till söndagen (alltså samla in 32 timmar arbetstid från arbetsdagarna från tisdag till fredag). 

När jag sedan gör min skiftplan i PRIOs mörkaste vrå SAPGUI så lägger jag noll timmars arbetstid tisdag till torsdag och 12-12-8 från fredag till söndag. Jag har alltså ”bokat upp” eller samlat in en tillräcklig mängd arbetstimmar som jag sedan kraftsamlar till de dagar då tjänstgöringen sker. Och ja, detta gör att den totala arbetstiden under en tjänstgöringsperiod ska vara jämnt delbar med åtta, såvida det inte ligger halvdagar (typ dag innan helgdag) inklämda i arbetstidsperioden – de alstrar bara fyra timmars arbetstid.

Låter det krångligt? Ja, det är rätt krångligt och inte intuitivt över huvud taget. Inte undra på att löner ofta blir fel när aningslösa truppofficerare ger sig in i detta.

När vi nu har gjort aktiveringen och skiftplaneringen så är det dags att ge oss in i allas favoritsyssla – arbetstidsregistrering! Detta är synnerligen vidrigt för dig som chef, eftersom Försvarsmaktens HR-processer bygger på att arbetstagaren registrerar sin egen arbetstid. Och dina soldater får inte ens ut ett nyckelkort till Försvarsmaktens datorer. Den som måste sitta och handlägga arbetstiderna är alltså… du! Det är för övrigt du som förväntas göra allt annat knappande åt soldaterna i PRIO också.

Nu kommer vi dock till genvägarna. 

Genvägar

Alla förband som använder GSS/T i någon större skala måste ha en grupprapportör. En grupprapportör får genomföra massregistrering av löner. Detta tycks vara en behörighet som det är nära omöjligt att få tillgång till som militär. Därför fick jag konvertera en GSS/K på kompaniet till att bli civil – han lärde sig inget nytt om hur man gör, det har vi listat ut med hjälp av grannkompaniets civila adjutant som själv har fått lista ut hur man gör. Massregistrering innebär helt enkelt att någon (inte nödvändigtvis grupprapportören själv) fyller i en Excel-lista (mall ligger på Emilia om man söker på ”massregistrering”). Grupprapportören importerar sedan listan in i PRIO:s mörkaste hörn SAP och vips så är alla löner och lönetillägg knappade. 

Det som sedan återstår är att den chef som har soldaterna och reservofficerarna under sig i PRIO måste godkänna allting. Detta kan vara nog så tidskrävande om man har några dussin soldater. Man skulle såklart kunna sätta en soldat på att godkänna alla tillägg, även om det är förbjudet (tror jag) att som chef delegera tillgången till systemet på det sättet.

En annan genväg kan såklart vara att skicka tjänstgöringsplaner och -ordrar digitalt. Detta kommer inte att vara lika arbetsrättsligt bindande, men helt ärligt så är jag tveksam till att det faktiska utfallet skulle skilja sig särskilt mycket i praktiken.

Förslag till förändringar i systemet

1. Tillåt chefer att själva aktivera personal digitalt. En stor del av administrationen går åt till att kommunicera med HR-centrum. Det är varken förbandets eller HR-centrums fel. Det är bara ett resultat av den mänskliga faktorn. Om förbandet själva kan ”tända” personalen i PRIO så minskar belastningen på HR-centrum och missförstånden blir färre.

2. Ta bort individuella ”befattningsrader” för GSS/T. Istället används ett färre antal rader som man kan placera tiotals eller hundratals individer på. Det spelar alltså ingen roll hur individerna är organiserade i PRIO. De ska ingå i ett krigsförband som ska ha en viss storlek – vem som har vilken befattning i vilken pluton på vilket kompani i det löneadministrativa systemet spelar ingen roll. Det viktiga är att förbandet har koll på krigsplaceringen och att man har en adekvat personallista.

3. Ta bort individuell lönesättning för GSS/T. Inför tarifflöner och sluta krångla. När vi har gjort det så kan vi överväga att göra det även för heltidspersonal.

4. Överväg ett avtal där soldaten får betalt för antal dagar snarare än antal timmar, förutsatt att aktivering är kortare än två månader. En GSS/T jobbar nästan aldrig åttatimmars arbetsdagar. Inför en standardiserad dagspenning som innebär typ 12 timmars arbete plus 1000 kr, eller någon annan nivå. Egentligen vilken nivå som helst. Bara vi slipper individuell löneregistrering. Det gör att en GSS/T ALLTID jobbar dygn under korta tjänstgöringsperioder, ungefär som en hemvärnssoldat. Och framförallt gör det att administrationen minskas något enormt.

5. Avskaffa semesterdagar för aktiveringar som är kortare än 60 dagar. Idag lägger HR-centrum en massa tid (och e-postkorrespondens med förbandet!) på att lägga ut den intjänade semestern som uppgår till enstaka dagar för de flesta av mina GSS/T. Det är en helt meningslös administrativ ceremoni.

6. Möjliggör att GSS/T har beredskap i hemmet utan att vara aktiverad med grundarbetstid. Detta skulle göra att en stor del av de beredskapsstyrkor som bemannas under hela året i hela landet skulle kunna utgöras av GSS/T. Om dessa får en summa på 700 kr per dygn för att stå i beredskap UTAN att vara på arbetsplatsen så innebär det i praktiken en stor besparing för Försvarsmakten jämfört med att använda GSS/K för samma uppgifter. 

7. Gör det möjligt för Försvarsmakten att säga upp GSS/T som ej tjänstgör i enlighet med sina tjänstgöringsplaner.