Av Andreas Braw, kompanichef

En ceremoni är, enligt Svenska Akademiens ordlista, en ”högtidlig symbolisk handling”. Betydelsen i ordet är närmast liktydigt med en ritual. Handlingen syftar till att befästa strukturer och ordning genom symbolik och form. Ceremonier och ritualer följer ett fastställt mönster, vilket skapar igenkänning och regelmässighet. Ceremoniers utformning ifrågasätts sällan, inte ens när deras syfte eller innehåll ter sig obegripligt. Det är något man gör för sakens skull, och på så sätt lever ceremonin eller ritualen sitt eget liv. Ganska få svenskar ifrågasätter våra nedärvda kulturellt betingade ceremonier, även om man kanske ser det komiska i handlingarna i sig.

En del ceremonier och ritualer är lätta att identifiera. Religiösa ceremonier – nattvard, vigslar, barndop och begravningar – är uttalat ceremoniella handlingar, där formen är en del av funktionens mystik. Ofta är ursprunget till formen – exempelvis att brudens familj sitter till vänster, medan makens familj sitter till höger – fullt logiskt i sin historiska kontext. Ordningen i en vigsel bidrog till att skapa struktur, undvika inavel i bygden, minimera missförstånd i arvskiften och så vidare. Även tidsåtgången i ceremoniflödet kan ha ett syfte – förlovningens längd säkerställer ju att man kan upptäcka om bruden är gravid, dvs kan bära någon annans barn, innan vigseln. Men än idag fortsätter vi att följa den rituella strukturen. Högtidligheten kvarstår och det är gott så.

På ett liknande sätt kan religiösa regler som idag tycks vara extremt opraktiska ha varit helt avgörande för folkets välstånd. Att profeten Muhamed och hans efterföljare valde att ha byxor som slutade en bit upp på benet är ju egentligen väldigt praktiskt, givet att det inte fanns tvättmedel och att Mellanösterns lera är erkänt vidrig. Om metoden för att tillbedja Gud är att alla ska ligga med ansiktet mot golvet så är det ur smittskyddsperspektiv viktigt att golvet är rent. I en region med bakterievänlig temperatur och orena gator skulle orena fötter eller leriga byxor i moskén kunna orsaka ett utbrott av dysenteri i byn. En fot kan lätt tvättas innan man träder in i moskéns renliga värld, och det gör man fortfarande. 

Ceremonier och ritualer kan alltså vara lätta att identifiera genom sin högtidlighet, detaljstyrning och krav på struktur. Men även i vårt arbetsliv ägnar vi oss åt mängder av ceremonier. De mer uttalade ceremonierna regleras i Försvarsmakten av reglementen och handböcker i just ceremoniell tjänst. Det är dock långt ifrån de enda ceremoniella inslagen i vår vardag. Tvärtemot vad många officerare kanske uppfattar, så deltar vi dagligen i ceremonier och ritualer. Jag har valt att kalla det för administrativ ceremoniell tjänst.

Definitionen av dessa ceremonier är att handlingen saknar eget syfte, genomförs av gammal hävd och befäster en viss ordning som aldrig ifrågasätts. En administrativ ceremoni är dock sällan särskilt högtidlig, utan är mest en tidskrävande pålaga som inte bidrar för att uppnå organisationens målsättningar. De flesta av dessa ceremonier benämns processer.

En sådan ceremoni är RALS-processen. RALS står för  ”Ramavtal om löner med mera för arbetstagare hos staten” och är den process med vilken arbetstagarnas löner förändras varje år. Försvarsmakten hävdar sig tillämpa individuell lönesättning, vilket gör att denna process kan bli synnerligen invecklad i och med att riktlönerna höjs med ojämna mellanrum. Detta gör i sin tur att erfarna medarbetare hamnar efter i lönesättningen. I praktiken innebär det att RALS-processen används för att jämna ut löneskillnader och tillse att man håller sig runt riktlönen. Tanken är att de som presterar väl ska få en större löneökning, och att dessa hundralappar ska sporra oss till en högre prestation (något som jag misstänker har en svag empiri). Men vi lägger varje år en ansenlig del av de militära chefernas tid på denna process. Den individuella lönesättningen och den ”belöning” för goda prestationer som förmodas ske, blir istället till en tombola i och med svårbegripliga principer, regler och så vidare. Och inte minst eftersom RALS används för att justera medarbetare som hamnat under den nya riktlönen.

RALS:en ska grunda sig i ett medarbetarsamtal med en prestationsbedömning. Bedömningen tar egentligen inte hänsyn till militära prestationer, eftersom det som ska bedömas är de civila eller administrativa delarna av arbetet. Självklart kan de militära prestationerna vägas in, och på vissa förband domineras bedömningen säkerligen av detta. Men för den absoluta merparten av personalen så bedöms det som att de ”möter förväntningarna” – och vad förväntningarna är, det är såklart väldigt subjektivt.

Den administrativa ceremonin syftar som tidigare nämnt inte till att utveckla innehållet, utan till att befästa formerna. Således upplevs den eftersträvade ”lönespridningen”, som ska spegla skillnader i kompetens och prestation mellan olika individer, ofta som slumpmässig. Så om vi inte uppnår det vi vill med vår administration (i RALS-exemplet borde målet vara nöjdhet och upplevd rättvisa), varför håller vi på med den då? RALS-processen befäster maktstrukturer och den struktur som omger RALS kan ses som en övning i underkastelse. Samtidigt sysselsätter det både chefer och HR-personal på ett sätt som säkert kan upplevas som meningsfullt. Givetvis får även fackförbunden en möjlighet att säga sitt. I praktiken innebär det att HR-personal och fackliga företrädare får utöva sina ämbeten tillsammans, när de diskuterar lönesättning för individer som de aldrig har träffat.

Låt oss utforska andra områden inom Försvarsmakten där formen för vissa handlingar eller processer trumfar eller helt suddar ut syftet eller funktionen. Som chef med personalansvar (en administrativt ceremoniell befattning, förkortas CPA) utgörs min vardag till stor del av HR-ritualer. En sådan ritual är lönerådet. Jag arbetar huvudsakligen med GSS/T och reservofficerare, och dessa är hemförlovade större delen av året. Lönekostnaden för dessa är alltså inte särskilt stor. Kostnaden påverkas mycket mer av hur ofta de tjänstgör. Men eftersom de formellt sett är anställda vid regementet så hanteras anställningsprocessen precis som när vi rekryterar en heltidstjänstgörande, högavlönad medarbetare. Det spelar helt enkelt ingen roll om du är en tidvis tjänstgörande pjässoldat eller om du är regementets säkerhetschef – anställningsprocessen är densamma.

Lönerådet syftar till att, precis som RALS, säkerställa att inga oskäliga löneskillnader uppstår. Och oskäliga löneskillnader undviker vi såklart – 90% av personalen placeras rätt och slätt på riktlönen för sin befattning eftersom de kommer direkt från värnplikten. Men eftersom vi nu ägnar oss åt en ceremoni och inte åt rationellt beslutsfattande så spelar detta ingen roll. Personalen SKA tas upp i ett lönerådet, där ceremonimästarna HR-chefen och fackförbunden ska välsigna lönen. Inget vigvatten eller helig olja förekommer tyvärr, men man får i alla fall en grön box i Excel-dokumentet och en fördröjning i anställningsprocessen på ett par veckor. I vissa fall så kan de personaladministrativa ceremonierna pågå under längre tid, och i några specifika fall har jag upplevt fördröjningar på upp till ett halvår innan den administrativa korgossen (CPA, dvs jag) lyckats sjunga de rätta administrativa stroferna. Själva innehållet i beslutet har varit oförändrat, men ceremonin har varit tidskrävande och ganska pinsam gentemot soldaten eller reservofficeren som bara vill försvara sitt land.

Men det är inte bara i administrationen som vårt ceremoniella förhållningssätt visar sig. Ett annat djupt ceremoniellt område är materielvård och städning. Det finns ju faktiskt inga sakliga skäl att soldaterna ska kunna uppvisa ett glänsande pistonghuvud till sin automatkarbin, eller att kaminröret till tältkaminen ska glänsa invändigt. Men vi har alltid vårdat materielen på det här sättet, och således är det en tradition med tillhörande ritualer. Utöver att det tar lång tid och sliter på soldaternas motivation så leder det ofta till att materielen skadas. När inget annat biter på smutsen så åker kniven eller stålborsten fram. För egen del undrade jag ofta varför det var så viktigt att ett kaminrör ska blänka invändigt under min värnplikt, men i efterhand så har jag förstått att det var ritualen av underkastelse gentemot befälen (som för övrigt var fantastiska) som var poängen. En ganska dyrköpt poäng, sett till tidsåtgången och att befälens makt aldrig ifrågasattes. Var hade vi kunnat göra med den utbildningstid som hade frigjorts om vi hade hoppat över ceremonierna och ritualerna på kasernen?

Ceremonier och ritualer fyller ofta en funktion, och ibland kan denna funktion vara svår att förstå om den aldrig förklaras. Ibland kan ceremonins funktion förändras med tiden. Ganska få barndop i Sverige utförs för att försäkra sig om syndernas förlåtelse och en option på evigt liv – men väldigt många barn döps ändå eftersom det är ett högtidligt sätt att välkomna en ny människa till jordelivet och ett fint format att få träffa familj och vänner i. De ”riktiga” ceremonierna i Försvarsmakten har på detta sätt också ett värde. Bataljonsuppställningen kanske inte längre primärt syftar till att se hur många stridsdugliga soldater förbandet har, eller att visitera skicket på dessas stridsutrustning. Men det är ett rimligt sätt att samla personalen, sända några korta budskap och se varandra i ögonen.

Det finns i alla organisationer en inneboende konservatism, och det är ganska naturligt. Detta leder dock till att vi oreflekterat kan försvara nästan vilket arbetssätt som helst. Precis som med de religiösa ceremonierna kan våra administrativa ceremonier ges ett egenvärde eller en ny innebörd. Syftet med ceremonin ”beslut om användning” (förkortat BOA) var exempelvis att säkerställa att stora, dyra och komplexa tekniska system höll den kvalitet som Försvarsmakten betalade för. Syftet var INTE att det skulle kunna bli fördröjningar på flera år när vi försöker köpa in billig materiel från den civila marknaden. Att prata om ”underhållssäkerhet” eller ”verksamhetssäkerhet” och tröska igenom en hel BOA-process blir ganska komiskt när det man talar om är ett vanligt campingtält i grön färg från en etablerad tillverkare.

Men vissa ceremonier blir med tiden bökiga, opraktiska och jobbiga. Dessa ceremonier brukar falla i glömska i privatlivet, eftersom ingen längre orkar med dem. Och så behöver vi också hantera våra administrativa ceremonier. Vi behöver utsätta dem för kritisk granskning, fråga oss vad de tillför för värde till verksamheten och avveckla dem när de inte hjälper oss i arbetet. Vi behöver föreställa oss att det finns alternativ till den existerande ordningen, för det finns det alltid. En del av ceremonierna skulle kunna avskaffas helt, om vi bara vågar lita på varandras omdöme eller ger tydliga gränser inom vilka vi har mandat att handla fritt. En del av ceremonierna kan snabbt upphöra om just DU upphäver traditionen, exempelvis att vårda kaminrör till de glänser.

Det finns inte obegränsat med tid. Varje minut som du lägger på administrativa ritualer är en minut som skulle kunna läggas på något annat. När övade du stridsparsvis strid senast, major? När läste du Handbok Markstrid på jobbet senast, kapten? När övade du på att genomföra omhändertagande av skadade? När tog du dig tid att diskutera ett taktiskt problem? När utvecklade du något kopplat till din krigsbefattning? När tog du dig tid att modifiera eller anpassa materielen efter förbandets behov? Har du identifierat något FAKTISKT problem i ditt förbands förmåga som skulle kunna lösas om du la några timmar, dagar eller veckor på det? 

Till dig som har orkat läsa ända hit vill jag ställa några frågor:

Vilka av dina arbetsuppgifter och processer tillför ett faktiskt värde till krigsförbandets kärnverksamhet?

Vilka av dina arbetsuppgifter tillför inte värde till krigsförbandets kärnverksamhet?

Finns det någon process där vi hade kunnat nå samma resultat snabbare om vi förändrade formatet?

Vad gör du eller ditt förband när en process upplevs som långsam, ineffektiv eller ceremoniell?

Hur mycket tid ägnar du egentligen åt ceremoniell tjänst?

Vad kan du, din plutonsledning, ditt kompani, din sektion på staben, göra med den tid som frigörs om ni gör saker annorlunda?