Inledning
Den här texten tar avstamp i ett påhittat begrepp – Processanda. Namnet härleds från förbandsanda men istället för individens känsla av samhörighet med förbandet och känsla av ansvar inför lösandet av dess uppgifter, är det istället processen som tar förbandets roll. Jag beskriver det här, inte som en expert på statlig förvaltning utan istället från perspektivet av någon som lever mitt i det till vardags. Ett slags inifrånperspektiv från en brukare av processerna, tänkt att fungera som ett inlägg i debatten kring hur dessa präglar arbetet i Försvarsmakten och borde förenklas.

Kontrollens pris
Att det inom statliga myndigheter finns en vilja att mäta och övervaka processer i syfte att sedan utöva, samt i många fall uppleva, kontroll är förståeligt. Det får inte bli fel. Tröskeln för att ta bort ett mätvärde är dock hög när det väl etablerats. Det kräver mångfalt fler goda argument och högre arbetsinsats än vad som krävdes för att ta fram det. Till detta finns dessutom en mekanism som är svår att undvika. Det är nämligen svårt att öka kontrollen på en process, oavsett om det är lönehandläggning eller direktinköp av materiel till en enhet, utan att det uppstår en oönskad sidoeffekt i form av att själva processen förändras. Låt mig förklara.

För den som i sin tjänst lever med (och i) en process, innebär nämligen en adderad kontrollstation, ytterligare rapportmall eller ökad involvering av en central funktion att livet just blev lite jobbigare. Det högre syftet är att mäta för att få koll, kunna följa upp, dokumentera och arkivera. Priset för detta är dock att det vi ville få koll på nu fungerar sämre för alla inblandade samt att sträckan mellan start och mål har blivit krokigare och längre. Kontrollen har ökat i takt med att tilliten minskat. För de inblandade är detta dessutom bara en av alla processer de har att hantera till vardags.

Processandan
Som anställd i Försvarsmakten kommer du i din tjänst nämligen att möta ett stort antal processer du behöver navigera. Många kommer upplevas som krångliga och oproduktiva. Massa extra steg, nästan bara som en ursäkt för att involvera och ge andra funktioner något att göra. Det infinner sig snart en känsla av att det här borde förenklas.

Det som händer sedan är att du efter ett tag börjar lära dig att manövrera en eller två av dessa processer. De är krångliga men du förstår hur de fungerar nu. Du kan t.o.m. bli glad när processen dyker upp, för just den processen kan du ju! Någon frågar och du kan förklara, fast det är invecklat och krångligt. När den som frågat ändå inte förstår ursäktar du dig med att man måste ha varit med ett tag för att fatta, och inte ens då är det helt lätt. Det är nästan så att ett processernas Stockholmssyndrom smyger sig på och det uppstår ett vägskäl där det gäller att vara vaksam. Här kan omedvetenhet leda till att du blir en väktare av det du förstår. Tid och kraft har investerats och det är lätt hänt att du nu inte vill ändra till något nytt, okänt. Fastnar du här blir du slutligen en beskyddare av en dum process. Uppslukad av processandan. Lyckas du undvika det ska du ändå vara medveten om att dessa individer finns på riktigt i vår organisation och ofta utgör bromsklossar i förenklande förändringsarbete.

Oavsett ditt vägval kommer det dock fortfarande finnas ett helt gäng processer du inte greppar. Dessa är frustrerande och tar mycket energi att försöka förstå. På den vägen kommer det sedan att fortsätta. I takt med nya arbetsuppgifter kommer nya processer. Dem du lär dig kommer du inte orka med att försöka förändra. Slutligen infinner sig en nöjdhet bara i att förstå. Orken behövs ändå till att navigera alla de andra du inte bemästrar.

Så när vi inom Försvarsmakten talar om nya tider och att det är dags att förenkla och skala bort processer är det för mig tydligt att ansvaret för detta inte kan ligga hos dem som lever mitt i dem. Där är det fullt upp! Dessutom befolkas processerna till del av individer som blivit ett med dem och, ofta omedvetet, bromsar förändringen för att de trivs i vad de förstår. Processandan har där undermedvetet satts före förbandsandan. Förändringen måste istället göras från uppifrån och ner för att på riktigt skapa resultat.

”[…] ett processernas Stockholmssyndrom smyger sig på”

Avslutning

Jag har med denna text försökt förmedla ett perspektiv från livet inuti Försvarsmaktens processer som jag anser utgör en del i förklaringen av varför saker är som de är, men också för att bidra till framtida diskussion kring att förenkla dessa processer samt bidra till debatten kring det. Sammanfattningsvis är mina poänger tre:

1. Var aktsam på om du själv håller på att bli en väktare av det du förstår när det gäller processer. Våga vara kritisk till din egen roll, öppen för nya idéer och låt aldrig processandan trumfa förbandsandan. Vägen från start till mål ska inte vara onödigt krokig.

2. Vi måste vara oerhört försiktiga med att införa nya steg i de processer som redan finns. Dels för att det är oerhört svårt att sedan gå tillbaka till hur det var innan och dels för att när det nya steget väl läggs till, förändras processen ofta till det sämre för de som använder den.

3. Vill vi skapa förändring som förenklar dessa processer måste den komma uppifrån. Ett exempel på en bra start hade kunnat vara att åtgärda någon lågt hängande frukt inom respektive försvarsgren. Det skulle tydligt staka ut riktningen för vägen framåt.

”Kapten Yossarian”