Av kapten Andreas Braw, kompanichef

En ofta förbisedd resurs i Försvarsmakten är reservofficerarna. Många av dem har regelbunden tjänstgöring inom något av Försvarsmaktens förband, men vill gärna tjänstgöra mer. Andra har av någon anledning tappat kontakten med sitt förband eller saknar anställning som reservofficer men önskar bidra med sina kunskaper. Ofta besitter dessa officerare formella eller informella bristkompetenser och bör kunna nyttjas mer.

Det räcker med ett par års frånvaro för att man helt ska glömmas bort.

Reservofficerens huvudsakliga kompetens bör ligga i den krigsbefattning som vederbörande bemannar. Inriktningen bör vara att reservofficeren lång tid verkar inom samma befattning och bidrar med kontinuitet till krigsförbandet. Merparten har dessutom utvecklat andra kompetenser civilt eller militärt genom åren – exempelvis har många blivit duktiga instruktörer, trots att detta egentligen inte är deras huvudsakliga uppgift. Under nedskärningstiderna har dock en stor del av systemet hamnat i oordning och många reservofficerare har tappat kontakten med sitt förband eller tappat en tidigare hög kompetens. Detta är en inneboende svaghet i systemet, att det räcker med ett par års frånvaro för att man helt ska glömmas bort.

Nedskärningsåren ledde också till att många tappade motivationen eller utvecklade en inte helt obefogad bitterhet gentemot den försvarsmakt som man vigt flera år av livet åt. 

Nu är det som det är, och en viss del av den äldre reservofficerskåren går sannolikt att rädda genom kompletterande utbildning, övning, personalparkering, erkänsla eller helt enkelt normalt militärt ledarskap. Tyvärr riskerar vi att fortsätta i de gamla hjulspåren – yrkesofficerare som växlar till en civil karriär glöms bort och nyexaminerade reservofficerare kallas i vissa fall aldrig in till tjänstgöring. De placeras på en befattning och glöms sedan bort. Det är definitionen av det som förr kallades pappersförband. Men det måste inte vara så här. Vi kan med ganska enkla medel skapa möjligheter för äldre reservofficerare att komma tillbaka till krigsförbanden, och för hela reservofficerskåren att bidra i uppbyggnaden på fler sätt än det som regleras i den individuella tjänstgöringsplanen. Dessutom kan vi modernisera administrationen och undslippa det mest själadödande pappersarbetet.

Gig-ekonomi i Försvarsmakten

Försvarsmakten består av en mängd förband, och dessa har begränsad insyn i varandra. Detta är naturligt, då Försvarsmakten är en stor myndighet och spridd över hela landet. Således vet ingen riktigt vad som finns i de andra förbanden, och i synnerhet inte vilken kompetens de andra förbandens reservofficerare har. Detta leder dels till en överdriven arbetsbelastning för förbandens yrkesofficerare, dels till att reservofficerarna med tiden tappar kompetens. Det leder också till att förbanden och utbildningsgrupperna inom Hemvärnet inte får tillgång till en uppsjö av dugliga och drivna instruktörer som skulle underlätta deras utveckling.

Ett sätt att komma tillrätta med detta vore att utforma en app för reservofficerare. Där kan reservofficeren själv registrera en profil med den mest nödvändiga informationen (förbandstillhörighet, examensbevis, referenser, kompetenser, CV etc) och ställa in olika filter beroende på vilken typ av uppdrag vederbörande är intresserad av, utöver ordinarie tjänst, samt under vilka tidsperioder. Förband ur alla vapengrenar och stridskrafter (inklusive frivilligorganisationer) kan sedan publicera uppdrag, ungefär som en taxibeställning i Uber. Ett antal matchningar genereras, vilket sedan kan leda till vidare kontakt. Kort sagt kan det liknas vid en taxi-app som Uber, där fristående taxiförare plockar uppdrag efterhand som de läggs ut.

Den som någon gång sökt jobb i Försvarsmakten vet att jobbportalen på Försvarsmaktens hemsida kan upplevas som snårig. Dessutom kan det för en reservofficer vara svårt att hålla koll på det fåtal befattningar som utlyses på hemsidan. Även här skulle en app vara en god lösning, där reservofficeren genom sin filtrering kan få notiser när en annons av intresse publiceras samtidigt som förbandet får en lista över möjliga kandidater. Ungefär som i vilken dejting-app som helst. Här skulle också lediga kursplatser kunna utlysas – ofta genomförs utbildningar i Försvarsmakten med färre elever än vad som är möjligt.

Dagens administration

Något förenklat så genomgås en rad steg för att åstadkomma militärt arbete med en reservofficer eller tidvis tjänstgörande soldat idag. Oavsett vem som utför administrationen så är det en tidskrävande process, där en del av stegen är onödigt komplicerade. En del är komplicerat på grund av det administrativa systemet SAP/PRIO som skapades för en annan tid där varje medarbetare hade tillgång till systemet, men en del av stegen kan förenklas utan byta ut PRIO. Stegen är:

• Individuell tjänstgöringsplan som undertecknas för hand av chef och medarbetare. Skickas per post i båda riktningarna.
• Individuell tjänstgöringsorder som utformas i enlighet med tjänstgöringsplanen. Undertecknas av chef. Skickas per post till arbetstagaren.
• Resebeställning alternativt resekostnadsavräkning. Avräkningen fylls i på fysisk blankett, undertecknas av chef och arbetstagare och skickas sedan till Försvarsmaktens HR-centrum. Beställningen skickas in av förbanden till Försvarsmaktens reseavdelning i Boden.
• Aktiveringen är ett Word-formulär som fylls i av chefen och skickas till HR-centrum via e-mail. Det gör att anställningen ”tänds” och att skiftplanering i PRIO kan genomföras. Utan aktivering betalas ingen lön ut.
• Skiftplanering är nästa steg, och anger hur arbetstiden ska ligga under den aktiverade perioden. Detta utförs i modulen SAPGUI i PRIO, i regel av chefen.
• Arbetstidsrapportering utförs i PRIO, i regel av chefen då reservofficeren inte får tillgång till PRIO om aktiveringen underskrider ett visst antal dagar.
• Om arbetstidsrapporteringen innehåller lönetillägg såsom övertid, beredskap eller FM-dygn så måste chefen sedan godkänna tilläggen, trots att det var chefen själv som knappade in dem.

Administrativ förenkling

Det finns alltså mängder av möjligheter i en arbetsrelaterad app för tidvis tjänstgörande personal. Den som någon gång varit reservofficer eller haft med reservofficerare att göra vet att tjänstgöringsplaner och tjänstgöringsordrar kan ta lång tid att hantera och leverera. Här skulle reservofficers-appen kunna vara till nytta, med tjänstgöringsplaner som kan kryssas i och signeras med mobilt Bank-ID. En kvitterad tjänstgöringsplan kan då resultera i en omedelbar tjänstgöringsorder. Resebeställningar aktiveringsformulär kan genereras automatiskt utifrån tjänstgöringsordern.

Trots att tekniken är enkel, tillgänglig och billig så fortsätter vi idag att jobba i slutna förband, där människor utför arbete i Word, Excel och på fysiska blanketter som hade kunnat genereras automatiskt, där vi inte når ut till den personal som vi behöver och där vi är skrämmande dåliga på att merutnyttja varandras tidvis tjänstgörande personal. En digital plattform ersätter inte ledarskap, mänsklig kontakt eller förband som aktivt använder reservofficerarna – men den kan ersätta mängder av lågkvalificerad administration, personalraggande och annat föga utvecklande slitgöra.