Av Robin Pettersson, MOA fältförplägnad, Försvarsstaben

Jag sitter i det skiktet som är emellan politiker och chefer på högre ledningsnivå som säger framåt, snabbare, forcera å sin sida, och förbanden som har denna förväntansbild då de hör och läser samma sak å sin sida.

Min bild är att det inte i första hand är cheferna i linjeorganisationen som utövar något motstånd i att detta ska kunna genomföras. Min bild är att det huvudsakligen sitter fast i våra egna interna regler och styrningar i de delsteg som materielanskaffningsprocessen kräver, och i hög grad är beroende på de handläggare som ansvarar för dess utformning och framtagande av beslutsunderlag. Exempel på detta är vad som styrs i Försvarsmaktens Arbetsordning (FM ArbO) och olika rutinbeskrivningar inom anskaffningsprocessen. Ingen vill begå tjänstefel genom att bryta mot uppsatta regler och därför händer heller ingen direkt förändring i flödeshastigheten. Nu tas det i vissa fall genvägar i detta ändå, men det borde inte behövas att man aktivt ska behöva bryta mot våra interna bestämmelser för att få upp farten bara för att man upplever reglerna som hindrande.

Om vi bryter ut bara ett delmoment ur materielanskaffningsprocessen för att påvisa vad jag menar lite tydligare, så kan vi ta kraven kring systemsäkerhetsarbete. Detta kan ha tolkats på och hanteras på lite varierande sätt hos olika materielområdesansvariga chefers teknik- och designledningsfunktioner med exempelvis olika designregler, men jag tar det utifrån hur vi hanterar det där jag sitter. Där görs det inte någon värdering om komplexiteten på olika materiel/system, utan allt behandlas likadant oavsett och bereds därför enligt samma delsteg. Exemplet nedan bygger på det vanligaste typfallet där vi använder oss av FMV för att genomföra anskaffning.

När vi anskaffar materiel sker kontroller i fem led för samma sak innan det kan tas i bruk. Först så kommer leverantören som har avtalet att leverera materielen att genomföra ett systemsäkerhetsarbete som de överlämnar till FMV i samband med leverans av aktuell materiel. Därefter så genomför FMV ett systemsäkerhetsarbete baserat på detta underlag men även ytterligare tillägg och redovisar detta i en systemsäkerhetsdeklaration (SSD). Därefter så ska det omvandlas i ett underlag för systemsäkerhetsgodkännande (SSG) där Säkerhetsinspektionen (SÄKINSP) ska kontrollera underlaget och lämna sina synpunkter i ett yttrande, som i vissa fall innehåller förbehåll. Därefter ska en central teknisk chef fastställa systemsäkerhetsgodkännandet på materielen baserat på allt detta, förutsatt att denne inte har några invändningar. Först därefter kan materielområdesansvarig chef (MOAC) fatta beslut om användning (BOA) om denne anser systemsäkerhetsarbetet tillräckligt. MOAC får enligt nuvarande regler inte fatta BOA utan att dessa steg är genomförda. Till BOA-beslutet tillkommer även andra delar utöver systemsäkerheten så som driftförutsättningar vad gäller exempelvis registrering/redovisning och underhåll, men systemsäkerheten är en stor del i beslutet. Min roll i denna process utgörs huvudsakligen av att utforma missiv till handlingarna och att lämna över ärendet mellan dessa beslutssteg när de är klara, men jag har ingen direkt påverkan på det som sker och hur lång tid det tar inom dessa delsteg.

En utvikning kring steget där SÄKINSP ska lämna yttrande är att tidigare var det ett samråd som skulle lämnas och detta var då tvingande att omhänderta om de innehöll förbehåll. Genom att det idag ”bara” är ett yttrande de ska lämna så är det att betrakta som synpunkter och rekommendationer som är valbara att omhänderta i efterföljande steg, snarare än tvingande. Nu är det dock i verkligheten så att enskild handläggare på SÄKINSP som har uppgiften att lämna underlag för deras formella yttrande kan välja att hålla inne med det om inte deras synpunkter först omhändertas eller kompletteras/omarbetas. Det finns inte heller reglerat någon bortre tidsgräns de har att förhålla sig till för när yttrandet ska lämnas. Därtill ska sägas att SÄKINSP redan har varit med och lämnat samråd på systemmålsättningen som beskriver vilken typ av materiel som ska anskaffas, vilket sker långt innan materielen börjar köpas.

Denna arbetsmetod gör att den chef som i slutändan ska fatta beslutet om att materielen får börja tas i bruk inte har så mycket risker kvar att behöva ta hänsyn till, då dessa i flera föregående led redan omhändertagits. Så att använda ord som ”riskaptit” och liknande hjälper inte då MOAC fortsatt är styrd till dessa administrativa regler och delsteg.

Jag kan personligen tycka att det är bra om Försvarsmakten tillhandahåller säkra system, men det är omfattningen av arbetet jag har funderingar kring. Är det rimligt att lägga ner så mycket tid på kontroll som vi gör givet behovet att påskynda leveranser, eller skulle vi i högre grad kunna förlita oss på att dessa kontroller görs i ett eller två steg istället? Vi kanske också i högre grad skulle kunna förlita oss på att civila eller militära certifieringar och standarder är tillräcklig skyddsnivå. Eller helt enkelt välja att ta faktiska risker för att det i sammanhanget uppvägs av nyttan. Kontexten materielen är tänkt att användas i är inte en förskoleklass som ska skyddas från eventuella risker, utan ska användas av militär personal, ytterst under väpnat angrepp. Det finns dessutom en del utrymme i redan befintliga lagar att Försvarsmakten kan undantas från vissa delar, men vi tycks inte tillämpa detta i så stor omfattning.

Detta är bara ett exempel på delmoment som ska genomföras och passeras. Det finns flera delsteg med motsvarande omfattning i dessa processer så som system- och materielöverlämningsstegen. I de allra flesta fall är själva den fysiska materielen oftast redan levererad in i Försvarsmaktens lager och ligger på hylla i väntan på att beslutsstegen ska tas för att få börja användas. Om då inte dokumentationen godkänns i alla steg så kommer den att bli liggande där.

Att försöka råda bot på vår leveranshastighet genom de olika arbetsgrupper som tillsätts och bedrivs och direktiv som nu genomförs är önskvärt och behövligt, men utifrån min syn om hur det fungerar idag så gör man det med fel angreppssätt. Om man bara fokuserar på att flytta runt befattningar i organisationen så åstadkommer man ingen skillnad i leveranshastigheten om alla fortsätter arbeta enligt samma struktur som tidigare. Effekten uteblir. Vill man på riktigt påskynda leveranserna av materiel till att komma ut till användning så är det där, i bestämmelserna för hur vi får arbeta och i våra processer och sakområden, man behöver göra förändringarna. 

Alternativet är att bemanna med ytterligare mängd personal och kompetenser för att klara en högre takt med nuvarande ambition att följa dessa administrativa regler, för där är vi inte idag. Jag upplever att i aktuell strukturutredning så gör vi återigen om organisationen först, och därefter ska försöka sortera ut vem som ska göra vilka uppgifter i den organisationen (i bästa fall görs det, troligtvis fortsätter alla att göra detsamma som de gjorde tidigare oavsett var i organisationen de hamnar). 

Hur skulle det vara om vi först kartlade vilka uppgifter som Försvarsmakten är satta att lösa och på vilken nivå, och därefter organiserar funktioner och personal med rätt kompetenser utefter det? Jag förstår att geografin spelar roll här i och med att personalen inte ska tvingas flytta, men även där finns åtgärder som Försvarsmakten själva skulle kunna göra för att underlätta. Ett sätt skulle kunna vara att man öppnade upp för möjligheten att oavsett var du har din befattning i organisationen så skulle du kunna ha din arbetsplats på valfri garnison. Detta förutsätter givetvis att det skapas arbetsplatsutrymme på alla garnisoner som är ”försvarsmaktsgemensamma” och ger plats för personal som inte är grundplacerad där, men det är ingen omöjlighet om man skulle vilja.