Av PN, officer i armén

Administration är nödvändigt. Men officeren är varken uttagen eller lämpad för tidskrävande administration. Officeren måste avlastas denna felaktiga uppgiftsfördelning från en annan tid med annat fokus. 

Hur omformar vi organisationen för att ge det stöd till krigsförbanden och krigschefer som krävs för en effektiv tillväxt och krigsmaskin?

Administrationen går ofta inte att välja bort. Den är nödvändig så fort något ska lämna en hjärna, sparas ner och delges senare. Inte sällan är det styrt inom organisationen och är inte valbart. Det är någon som kräver att något ska skrivas ner, rapporteras etc. Inte sällan är detta på grund av att organisationen ska kunna ge det stödet som behövs vid ett senare tillfälle. Kanske berör det uppgiftslämnaren, kanske inte.

Vem ska utföra det administrativa arbetet, vem är bäst lämpad och hur ska stödet ges till krigsförbanden? Ända sedan min första tid i uniform 2010 har jag upplevt att den administrativa bördan på varje officer (och varje person med ett TEID-kort) ökat.

Jag har nyligen fått ett, för mig tydlig förklaring på när detta skedde; Org13. Det var organisationsförändringen då administrationen skulle ner till varje medarbetare istället för att centraliseras på t.ex. en regementsstab. En ”effektivisering”. 

Ekonomisk effektivisering tänker jag, inte effektivare krigsförband.

Vidare skulle hundratals (eller tusentals?) administrativa befattningar bort enbart från armén som konsekvens av detta organisationsbeslut.

Rimligen behöver vi nu då återinföra administrativa tjänster på liknande skala för att låta officerare åter få möjlighet att fokusera på just krigsförbandet. Att skapa fler assistenter betyder att vi få fler administrativa och ibland kognitiva ”force-multipliers” snabbt i organisationen. Detta bör inte vara militär personal. Den militära personalen ska syssla med militära uppgifter. Är jag den enda som tänker såhär?

Det nu välkända begreppet administrativ skottfältsröjning är kaxigt men tolkas spontant av mig att det funnits mängder av onödiga uppgifter som utförts inom administrationen. Till del kan det vara så. Men vissa administrativa hinder är enormt svåra att ”röja” och det finns inneboende motstånd mot detta hos bl.a. leverantörer etc.

Ett exempel är PRIO. Man kan tycka vad man vill om gränssnittet men jobbet behöver göras. Just nu sitter militär personal i ett oerhört specialiserat och svårnavigerat system utan tillräcklig utbildning. Många användare är dessutom administrativt handikappade. Vad är lösningen? Låt administrativt villiga stödbefattningar göra jobbet. För detta krävs många fler civila befattningar ute på krigsförbanden. Ja, jobbet behöver genomföras även i krig.

I artikeln ”Vad rymmer tiden?” på Militär Debatt påstår författaren att det i viss grad är okänt vad anställda gör idag. Jag vill påstå att kännedomen är tillräckligt hög inom mycket. Lägg inte resurser på en undersökning. Lägg de pengarna på att öppna upp 20 flera civila befattningar på Krigsbaserna/OrgE för att stödja krigsorganisationen med administration.

Administration, ja. Oavsett om den kommer i form av att svara på mail, hantera Vidar, Prio, fylla i dokument med precision, skapa struktur på Emiliasidor, ringa Servicedesk och tillse att nyttjande av stödsystem fungerar. Listan är lång, för lång för en officer. Allt det kan och bör avlastas från officeren. Det behövs sekreterare.

En bataljonchef ansvarar för personal och resurser på en nivå som borde innebär ett dedikerat stöd i form av minst en helt egen sekreterare.
Varje skvadron/kompani, stab och nyckelbefattning borde göra analysen kring vilka specifika arbetsuppgifter, i detalj, som kräver militärt kunnande.

Hur många militära chefer tvingas sitta övervägande del av sina veckor i och kring administrativa stödsystem för att de har gjort fel, måste lära sig, söka stöd hos någon med behörighet etc? Det är inte ovanligt att man som CPA (chef med personalansvar) i timmar försöker korrigera soldaters planeringssaldo (enkelt förklarat den pott med timmar som blivit över eller överplanerats i skiftplaneringen i PRIO), lägger om skiftplanen för att den varit fel, söker efter exakt rätt skiftkod för den specifika verksamhet man försöker planera, försöker få semestern korrigerad för en soldat för att kunna följa semesterlagen etc.

Inte sällan blir det fel för att officeren inte vill, inte är utbildad för eller saknar rätt sinne för att axla den nivån av administration.

Officerare är uttagna och utbildade för uppgifter av militär karaktär och skall få andrum och möjlighet att växa i sitt ledarskap för att hinna leda sitt militära förband. Detta andrum som skapar denna tillväxt eroderas av till del administration så som vi är organiserade idag. 

Där man möts av en civil handläggare (oftast civil, ibland GSS) med rätt stödjande mindset ökar organisationens militära uteffekt markant. Gör analysen och rapportera i din nästa lägesrapport om ditt behov av administrativt, lokalt, stöd!

Frågeställningar som stöd:

– Hur löser ni era administrativa uppgifter idag? 

– Hur vill ni lösa dessa? 

– Vem ska ha en sekreterare? Handläggare? Börja skriva en befattningsbeskrivning! 

– Hur skapar ni CVAT/GSS-rader i organisationen så snart som möjligt?