Av Sebastian, kapten i marinen

Inom Försvarsmakten finns det mycket vi gör som tar onödigt mycket tid. Processer, regler och rutiner som krånglar till arbetet, vilka i många fall uppstod när det fanns mycket tid och mindre pengar. Nu råder det motsatta – vi har ont om tid men gott om pengar.

Är lösningen att införa något liknande det som i USA kallas för DOGE (Department of Government Efficiency) – ett initiativ för att effektivisera myndighetsarbete. En militär version skulle kunna göra Försvarsmakten effektivare och därmed farligare för fienden. Kanske kan den kallas EFME (Enheten för Militär Effektivitet)?

Detta är helt i enlighet med före detta överbefälhavare Micael Bydéns ord i Studio Försvarsmakten ”Be inte om lov, fatta beslut och driv verksamheten framåt”, nuvarande ÖB Michael Claessons ledord ” GÅ PÅ, MARSCH!” samt generalmajor Mikael Frisells uttryck ”administrativ skottfältsröjning”. 

Men behövs en sådan enhet när våra överbefälhavare uttryckt sig glasklart om behovet att undanröja onödiga regler och rutiner i verksamheten? Ja – för de senaste 20 åren har Försvarsmakten skapat en kultur som prioriterar byråkratiska processer och befattningshavare på olika nivåer skapat egna regler och rutiner som inte bidrar till något mer än att skapa arbete.

Syftet med en effektivitets-enhet är inte bara att arbeta snabbare, utan att faktiskt göra det lättare att göra rätt. Vi behöver identifiera vad som tar tid, föreslå ändringar, och ge chefer på högsta nivå bättre underlag för att förändra interna regler. Alternativt hemställa till regering om lagändringar och justeringar i regleringsbrevet.

Försvarsmaktens personal är i allmänhet både effektiv och lösningsorienterad – men vi måste underlätta för dessa ytterligare. Vi har sett att det går att arbeta effektivt – om man håller det hemligt för ”nej-sägare och krångelpellar”. För några år sedan återinrättades kustrobotsystemet i ett projekt som hölls dolt för att det annars sannolikt skulle stoppats. Projektet blev en framgång – just för att det fick arbeta fritt, utan att hindras av onödiga beslutsskikt. Men är det så vi vill ha det? Att en konteramiral ska tvingas jobba i det tysta för att operativt stärka Försvarsmaktens förmåga?

Fördelarna med EFME: 

Förslag till förändringar kommer företrädesvis från de som arbetar längst ut i krigsförbanden – de som vet var behoven är störst. Ett ”stuprör” bildas utanför linjeorganisationen som möjliggör att förändringsförslag förs upp till högre nivå utan att hindras. EFME kan också främja Kreativ Förstörelse, ett nationalekonomiskt begrepp som beskriver hur innovation kräver att befintliga strukturer bryts ner för att utveckling och effektivisering ska kunna ske.

Nackdelar med EFME:

Det kommer att krävas arbetstid från de som redan går tungt, erfarna och kompetenta officerare, soldater och sjömän längst ut i krigsförbanden. Det innebär ytterligare en tillikauppgift – ovanpå flera andra. Här krävs svåra prioriteringar, men förhoppningen är att ett effektivt EFME på sikt minskar bördan på krigsförbanden. 

Å andra sidan kan kritiker även hävda att en sidoorganisation som EFME utmanar den militära linjestrukturen – alltså att beslut ska gå via chefer på olika nivåer. Men Försvarsmakten har redan liknande parallella strukturer. Ett exempel är Marinens Erfarenhetshantering, som är ett lärande system som bygger på att individuella erfarenheter samlas in, sammanställs och därefter används för att utveckla organisationens arbetssätt och metoder. De individuella erfarenheterna går direkt via handläggare som inte är chefer till de som skriver rapporten, vilket minskar de barriärer som kan uppstå när chefen är ansvarig för att erfarenheter förs vidare.

Förslag på organisation:

Med utgångspunkt i Marinens Erfarenhetshanteringssystem kommer här ett förslag för hur EFME kan organiseras nedan:

Varje förband tillsätter en grupp med mångårig och bred kunskap om hela förbandets verksamhet. Grupperna träffas veckovis och tar in förslag och klagomål från personalen. Därefter undersöks möjligheterna till förändring och förslag lämnas till förbandschefen. Är ärendet utanför förbandschefens mandat tas det vidare till EFME gruppen på försvarsgrensnivå – som genomför en liknande process och slutligen till Högkvarteret. 

Skillnaden mellan nivåerna är att försvarsgrens- och högkvartersgrupperna bör inkludera ämnesexperter inom juridik, HR, miljö etc. Slutligen bör chefen för EFME vara en trestjärnig flaggofficer som rapporterar direkt till ÖB – för att minska ledtider och ha största möjliga mandat.

Det svåraste – och viktigaste, är att finna de individer som är bäst lämpade för uppgiften. Stor kunskap om verksamheten, förändringsvilja och modet att ifrågasätta invanda strukturer och gällande regelverk.

Med EFME – en militär version av DOGE – kan vi ta vara på all den kunskap och erfarenhet som redan finns i organisationen. Vi kan göra jobbet enklare, spara tid – och samtidigt göra Försvarsmakten farligare för fienden.

“En arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den.” 

Parkinsons lag