Personalpolitiken och personal som slutar verkar ha blivit en het debattfråga under föregående år. Diskussionen förs både inom och utanför organisationen. Samtidigt är det tydligt att vi står inför en oöverskådlig period av högre tempo där det kommer att krävas mer av oss. Hur mycket som kommer att krävas är oklart. Att vi kommer behöva varenda medarbetare är däremot tydligt. En kompetent kollega som väljer att sluta skapar därför oro bland oss som blir kvar.

På de sociala medier där jag är aktiv är bilden av Försvarsmakten ibland ganska negativ. Möjligtvis beror detta på min egen ”filterbubbla” eller de ämnen som intresserar mig. Ämnena som diskuteras öppet och offentligt online är bekymrande ur flera aspekter. Dels frågorna i sig, dels att det verkar vara ett symptom på att debatten och diskussionen inte kan föras öppet och konstruktivt internt. Hur står det egentligen till med förmågan till intern kommunikation i Försvarsmakten? I alla riktningar?

Jag går nedan igenom tre perspektiv som jag tror kan bidra till en bättre kommunikation för att skapa en bättre tillit och i förlängningen motverka att medarbetare väljer att lämna FM. Perspektiven grundar sig i min bild av verkligheten och oavsett om de stämmer eller inte så tror jag du kan tjäna på att själv reflektera kring dessa, din uppfattning och hur det ser ut där du tjänstgör. 

Perspektiv 1: Reflektion kring den strategiska kommunikationen

Det finns i viktiga frågor en dissonans i vad som förmedlas från högsta nivån och det som faktiskt blir utfallet längst ut på linan. Hur många av oss har inte någon gång provocerats av att kallas Försvarsmaktens viktigaste resurs p.g.a. någon händelse som inte riktigt har gått i linje med min egen uppfattning av att vara en viktig resurs? Ett extremt exempel, jag vet, men precis så fungerar mitt huvud när verkligheten inte är logisk. Men, företeelsen upprepas också i andra frågor. Avsikter och viljor fastnar av olika anledningar i filter på vägen ner genom ledningsnivåerna. Längst ut på linan så ser de anställda att den högsta nivån säger A men att verkligheten blir B eller något annat. Detta kan även gälla viktig information som ibland inte når ut. Enskild har givetvis en skyldighet att aktivt söka information men i produktionsvardagen på förbandsnivån prioriteras det lätt bort bland allt annat som skall göras. Utöver det produceras en otrolig mängd information i vår organisation, det är lätt att missa eller att saker trillar mellan stolarna. Här har de interna kommunikationskanalerna en viktig roll. 

Försvarsmaktens satsning på intern kommunikation via Youtube, “Studio Försvarsmakten”, är ett mycket bra sätt att från den högsta ledningen försöka kommunicera med organisationen utan att viktiga budskap fastnar i någons lottade ärenden i VIDAR eller något annat filter. Viktiga frågor avhandlas i programmet som vänder sig till “alla medarbetare, anställda som frivilliga”. Men fäster avsändaren någon vikt vid att budskapet sprids och tas emot? Programmet är olistat vilket innebär att det inte går att söka sig fram till. Det senaste avsnittet “Försvarsmaktens årskrönika” publicerades 2022-12-05 och har fram tills idag 435 visningar, någon borde vara mycket missnöjd med den spridningen. För vem är egentligen produkten avsedd? Detta är mycket svårt att förstå från mitt perspektiv och väcker frågor.

Tittar vi på Försvarsmaktens egen personaltidning ”Försvarets Forum” och jämför med “Officerstidningen” så är narrativen vitt skilda. Detta är givetvis helt naturligt eftersom de har olika avsändare och olika syften. Försvarets forum nr. 6 2022 pryds av en elev från flygskolan tillsammans med texten ”Drömfabriken – flygskolan får eleverna att lyfta”. I reportaget får vi en inblick i verksamheten vid flygskolan som är mycket positiv. Flygskolans pedagogik får beröm av en vetenskaplig rapport går det att läsa i ett tillhörande reportage. Detta är självklart intressant och positivt att läsa men med det senaste årets debatt om pilotfrågan i bakhuvudet så smyger sig en känsla av att myndigheten försöker flytta fokus från en negativt laddad debatt och ”byta ämne”. Tänk den mediatränade politikern som upprepar samma svar oavsett fråga fast övertygat om att få fram sitt budskap. I Officerstidningen är det en helt annan typ av frågor som behandlas. Två olika bilder av samma myndighet. Jag känner mer igen mig i bilden som förmedlas via Officerstidningen som känns saklig och aktuell medan Försvarets Forum känns mer som strategisk kommunikation genom att trumma ut ett ständigt positivt laddat budskap. Vilken av dessa två tidningar läser yrkesofficerskåren mest? Jag vet vad jag tror.

Den officiella interna kommunikationen hade tjänat på ett innehåll som belyser problematiken i exempelvis pilotfrågan med ett öppet och ärligt inifrån-perspektiv. Ett sådant reportage skulle på ett objektivt sätt kunna återge den komplexa frågan utan att ta ställning för eller emot Försvarsmaktens agerande. Om detta även gjordes kring andra komplexa problem så tror jag att det skulle främja en öppnare och bättre intern diskussion. Självklart ska innehållet vara blandat med annat informativt innehåll om genomförda insatser och andra intressanta reportage som tidningen är full av idag. Men jag som person uppskattar när min chef är ärlig kring problem, när min chef inte bara pratar om allt som gick bra utan även om det som gick dåligt, när min chef delar med sig av information, när jag helt enkelt behandlas som en vuxen individ med förmåga att tänka.

Jag tror att organisationen skulle gynnas på att föra en mer riktad kommunikation internt, på alla nivåer, där man i större utsträckning pratar om de problem som vi faktiskt har på ett öppet och ärligt sätt. Att beröra problem är möjligt utan att resultatet får en negativ effekt och visar enligt mig på en självinsikt samt god lägesuppfattning. Att ständigt kalla svåra problem för utmaningar, eller att inte prata om dem alls skapar inte tillit och förtroende i längden. 

Reflektion 2. Kommunikation från chefer på förbandsnivå och staber

Jag är övertygad om att alla chefer reflekterar kring sig själv i olika omfattning, men, reflekterar du kring hur ditt ledarskap och dina handlingar bidrar till det som den högre ledningsnivån faktiskt vill? Vad är ditt bidrag till din högre chefs målbild och hur ser du till att dina beslut går i linje med dina högre chefers vilja? Vilket budskap kommunicerar dina handlingar? Tas det emot på avsett vis bland dina underställda eller bidrar du till en dissonans mellan högre ledningsnivåers budskap och dina egna? 

Min önskan är att chefer oavsett nivå lägger större kraft på att reflektera kring dessa frågor, så att vi verkligen har en bra bild av vilka frågor som är aktuella och viktiga för den underställda personalen. Till detta så tillkommer behovet av en bra och konstruktiv kommunikation och diskussion kring dessa frågor. Det kanske ibland är smärtsamt att höra vad någon tycker om ens beslutsavsikt eller att ta tag i den jobbiga frågan. Men, det är ljusår bättre att diskutera detta öppet och ärligt än att förpassa diskussionen till mer slutna och informella forum. Här säger min erfarenhet att det är lättare att acceptera ett tufft beslut om diskussionen har förts och informationen är känd. 

Oavsett vilken nivå du befinner dig på så utgör du en länk mellan personalen du har under dig och deras högre chefer. Detta gäller både om du är chef för förband eller en funktion. Det du förmedlar uppåt ska ge din överordnade chef en bra bild av rådande läge och det du förmedlar neråt ska på ett korrekt sätt återge din högre chefs vilja. För personalen under dig så är det du som representerar Försvarsmakten. Dina beslut blir för individerna under dig Försvarsmaktens beslut. Till sist, var inte ett ”filter” mellan olika ledningsnivåer där viktig information inte kommer uppåt eller vice versa. Det är du som är den viktiga länken som skapar tillit mellan högre och lägre organisationsnivåer.

Reflektion 3. Medarbetarens kommunikation

“Jag visar personlig omtanke och stödjer mina kollegor samt bidrar till att skapa trygghet och förtroende i gruppen genom att vara öppen och ärlig”

Ur Försvarsmaktens uppförandekod.

Denna uppmaning kan verka högtravande men bottnar i erfarenhet från många olika situationer. Det finns många medarbetare som är flitiga i diskussionen i diverse forum, men som när det väl kommer till kritan sitter tysta. Otaliga gånger har jag varit med om att chefer frågar om synpunkter eller förslag men får noll feedback tillbaka. I stället diskuteras och utvärderas beslut och situationer i efterhand, ibland inte speciellt konstruktivt. Detta är givetvis inte bra och anledningarna till att det ser ut så här kan vara många. Vi måste bli bättre på att föra en konstruktiv diskussion med våra chefer. Detta är en förutsättning för den så viktiga tilliten. Om vi inte kommunicerar det som faktiskt är vår uppfattning när vi har möjlighet att göra det så borde vi inte göra det senare i chefens frånvaro. ”Skitsnack” kommer givetvis alltid att förekomma och ibland måste man få vädra det man tänker helt ofiltrerat och ogenomtänkt, men, kanske går det att göra på ett mer konstruktivt sätt när situationen har lugnat ned sig?

Det är svårt för chefer att hantera problem som de inte ens vet om. Vi har ett ansvar att förse våra chefer med en korrekt bild av den rådande situationen. Finns det problem så måste dessa lyftas fram. Vi måste bidra till lösningen genom konstruktiva och realistiska förslag till förändringar. När vi har gjort detta så ska vi också förvänta oss en återkoppling och handling. 

Som jag skrev i inledningen grundar sig mina perspektiv i min upplevelse och erfarenhet. Likt Försvarets Forum och Officerstidningen förmedlar olika bilder av samma organisation så kanske min bild inte stämmer överens med din. I så fall hoppas jag att du funderar på hur det kan komma sig att det blev så i stället för att försöka fastställa vilken som är rätt eller fel. Det finns många uppfattningar om hur vår organisation är och så måste det få vara, utan att någon har rätt och den andre har fel. Inte mer med det. Ett sådant förhållningssätt är kanske mitt viktigaste råd till hela organisationen i de situationer då vi stöter ihop med en uppfattning som går stick i stäv med vår egen. Se inte oliktänkande som något negativt. Diskutera istället på ett prestigelöst sätt så främjar vi en öppen och konstruktiv kommunikation och kanske lär oss något om andra och oss själva på vägen. Framför allt så bygger det tillit mellan dig och den andre.

Kapten Emilio Bocangel
Infanteriofficer och elev vid Högre Officersprogrammet